A l’approche des vendanges, la MSA MPN vous conseille en matière d’embauche

La réglementation impose aux employeurs de main d’œuvre agricole d’effectuer des formalités auprès de la MSA, et notamment celles de déclarer tout salarié préalablement à son embauche et de vérifier son identité…
Les employeurs utilisant le Titre emploi simplifié agricole (TESA) remplissent cette obligation directement au moyen du formulaire ou du service en ligne TESA.

Embaucher un salarié, les règles à respecter

Déclarer votre salarié, c’est également sécuriser votre activité
La déclaration d’embauche est une garantie de sécurité pour vous et pour votre salarié employé.
En effet, la non-déclaration ou de non-vérification, les oublis ou les erreurs entraînent des risques importants pouvant engager votre responsabilité en tant qu’employeur !

La Déclaration préalable à l’embauche (DPAE) en quelques points

Outre son caractère obligatoire, la DPAE permet de réaliser les formalités suivantes :

La demande d’immatriculation du salarié,
La déclaration au service de santé au travail (ou médecine du travail),
La demande d’affiliation de l’employeur au régime d’assurance chômage,
La demande d’affiliation des salariés auprès des institutions de retraite complémentaire obligatoire pour les entreprises adhérentes à la CAMARCA et à AGRICA retraite AGIRC,
La demande des exonérations de cotisations patronales pour l’emploi d’un travailleur occasionnel,
La demande pour bénéficier de certaines mesures pour l’emploi.

Évolution de la DPAE au 1er janvier 2025

De nouvelles fonctionnalités vous sont accessibles via la DPAE.

Enregistrement et sauvegarde de modèles de contrat qui seront proposés et sélectionnables à la saisie d’une nouvelle embauche.
Pour être conformes aux dispositions législatives les informations collectées évoluent, il convient désormais de déclarer les données suivantes :
Code catégorie socio-professionnelle (calcul des effectifs OETH)
Type de contrat d’apprentissage et pourcentage de rémunération
Possibilité de déclarer d’autres éléments de rémunération et le recours à la modulation ou à l’annualisation
Les informations d’exposition aux risques et santé-sécurité au travail
Clauses particulières du contrat
Nom et adresse de la caisse de retraite complémentaire et de l’institution de prévoyance

En savoir + sur https://mpn.msa.fr/embauche/dpae

L’embauche de salariés étrangers

Si vous embauchez un salarié étranger, vous êtes dans l’obligation de procéder aux formalités liées à l’embauche, à savoir :

Déclarer l’embauche avec la DPAE ou le TESA
Vérifier au préalable que le salarié a bien le droit de travailler et qu’il est en situation régulière au regard de la législation sur les titres de séjour et de travail des étrangers en France.

Les justificatifs sont à transmettre à la MSA.
En savoir + sur https://mpn.msa.fr/embauche/travailleurs-etrangers

Pour toute information complémentaire, contactez la Préfecture / DREETS « service de la main d’œuvre étrangère ».

L’identification des salariés, une responsabilité pour tous les employeurs

Une étape essentielle dans la déclaration d’embauche, puisque la vérification de l’identification permet de gagner du temps lors des démarches, de réduire les coûts de gestion des anomalies des dossiers, et de garantir les droits des salariés (assurance maladie, chômage, retraite…).
Cette vérification s’opère à l’aide de documents administratifs tels que la carte d’identité, le passeport, la carte de séjour, l’acte de naissance…
Lors de la déclaration il est très important, non seulement de vérifier l’identité, mais également de vérifier les données saisies et transmises à la MSA.

Les renseignements à vérifier et à transmettre à la MSA lors de la DPAE

Les éléments liés à l’identité des salariés

Numéro d’inscription au répertoire (NIR) ou numéro transitoire d’inscription (NTI) composé de 13 chiffres,
Nom(s) de naissance dans l’ordre de l’état civil,
Nom d’usage (marital),
Prénom(s) dans l’ordre de l’état civil,
Date, localité et pays de naissance.
Cas des salariés nés à l’étranger => vérifier de la bonne identification à l’appui d’un justificatif d’état civil (acte de naissance) et d’un justificatif d’identité (carte d’identité, passeport, titre de séjour…). Un acte de mariage sera également nécessaire si le nom de famille est différent entre les deux justificatifs.
Important => Si le salarié étranger n’a pas de numéro de sécurité sociale certifié, une copie de ces documents seront à transmettre à la MSA en vue de l’attribution d’un numéro de sécurité sociale certifié.

L’adresse de résidence habituelle du salarié – IMPORTANT

En France ou à l’étranger, l’adresse habituelle exacte doit être renseignée.
Pour un salarié saisonnier étranger cela correspond à son adresse à l’étranger.
Si pour des raisons de commodité, le salarié vivant à l’étranger souhaite recevoir ses courriers en France durant la période du contrat, une adresse provisoire peut être communiquée à postériori de la DPAE. Cette adresse provisoire ne peut excéder 6 mois, passé ce délai, elle est considérée comme principale en France.

Le respect de ces règles permet d’éviter l’ouverture de droits à tort (assurance Maladie PUMA, par exemple) et garantit une gestion précise du prélèvement à la source (PASRAU).
La fiabilité de ces informations doit être vérifiée à l’aide d’un ou plusieurs justificatifs administratifs : carte d’identité, passeport, carte de séjour, acte de naissance …
Pour les assurés nés hors UE et ayant obtenu la nationalité d’un pays de l’UE, un certificat de nationalité doit être fourni.

L’embauche et les justificatifs d’identité

Vous embauchez un salarié né en France => Il n’est nécessaire d’adresser une pièce d’identité à la MSA MPN. Au besoin, elle vous sollicitera.
Vous embauchez un salarié né à l’étranger => Vous devez joindre obligatoirement à la déclaration d’embauche 2 pièces d’identité.

Pour tout savoir sur la déclaration d’embauche se rendre sur : https://mpn.msa.fr/lfp/embaucher-un-salarie

Déclarez vos salariés en ligne sur le site mpn.msa.fr, depuis « Mon espace privé », une formalité rapide, simplifiée et sécurisée.

Comment lutter contre l’usurpation d’identité et la fraude documentaire ?

En tant qu’employeur vous avez l’obligation de vérifier l’identité des salariés que vous embauchez.
Régulièrement, les services des préfectures nous signalent la circulation de fausses cartes d’identité, en particulier espagnoles, italiennes, portugaises… Soyez très vigilants lors des embauches.
En cas de doute, n’hésitez pas à nous contacter ou les services de la préfecture.
En savoir plus sur https://mpn.msa.fr/lfp/embaucher-un-salarie

Vous avez recours à la prestation de services, quelles sont les précautions à prendre ?
Le prestataire de services est un professionnel indépendant. Vous pouvez lui déléguer tout ou partie des travaux. Vous signez avec lui un contrat, et il vous doit une garantie de résultats.
Cette prestation vous exonère des démarches administratives d’embauche et de surveillance de main d’œuvre mais pas de certaines responsabilités d’employeurs.

Solidarité financière

Lorsqu’un sous-traitant a fait l’objet d’un procès-verbal pour travail dissimulé, le mécanisme de la solidarité financière peut être engagé à l’égard du donneur d’ordre (articles L.8222-1 à L.8222-5 du Code du travail). Le donneur d’ordre est alors poursuivi solidairement afin de régler les cotisations et contributions sociales, les taxes et exonérations dont a pu bénéficier le cocontractant auteur de l’infraction.
Cette sanction financière peut être actionnée lorsque le donneur d’ordre ou cocontractant a :

manqué de vigilance,
ou été condamné pour avoir eu recours sciemment aux services de l’auteur de l’infraction de travail dissimulé,
ou n’a pas fait cesser l’infraction, bien qu’il ait été averti par l’administration,
ou enfin en tant que société mère ou holding.

Obligation de vigilance

Pour se prémunir d’un tel risque financier, le donneur d’ordre doit exiger et vérifier* un certain nombre d’éléments pour tout contrat supérieur ou égal à 5 000 € HT sur l’année :

Le document certifiant son inscription au registre du commerce et des sociétés ou à un autre registre professionnel lorsque celle-ci est obligatoire,
Les attestations de déclaration et de paiement des cotisations sociales auprès de la MSA ou de l’Urssaf, selon le régime auquel est affilié le prestataire,
Un document attestant la régularité de son intervention,
Une attestation sur l’honneur que les salariés seront employés régulièrement avec les copies des déclarations préalables à l’embauche (DPAE).

* à vérifier à la signature puis tous les 6 mois jusqu’à la fin de son exécution

En savoir plus sur https://mpn.msa.fr/lfp/l-obligation-de-vigilance

Les activités agricoles exclues du statut d’auto-entrepreneur

Créé en 2009, le statut d’auto-entrepreneur ne permet pas aux professionnels du secteur de l’agriculture d’accéder à ce régime.
Les activités qui relèvent de la culture de la terre et de l’élevage sont affiliées à la MSA, par conséquent incompatibles avec l’auto-entreprise.